Это передовая технология для организации обмена электронными документами между партнерами. 

Обмен коммерческой информацией (заказы, накладные, счета и т. д.) на бумажных носителях предусматривает, в основном, ручной ввод информации в компьютерную систему компании, передачу этой информации через факс и email. 

Использование электронного обмена данными позволяет избежать таких действий — все происходит автоматически, без задержек и неточностей. Применение автоматических процедур повышает скорость и точность сбора данных и предоставляет компаниям возможность сконцентрироваться на ключевых моментах работы, а не на рутинных вопросах оформления и отправки бумажной документации.

Удобство и выгода использования обмена электронными документами заключаются в том, что EDI имеет коммуникационную платформу, к которой каждый клиент (будь он ритейлер, поставщик или логистическая компания) подключается один раз и приобретает почти неограниченную возможность общаться со всеми подключенными к платформе участниками, не задумываясь над особенностями их учетных систем и документооборота, квалификацией персонала.

EDI также может помочь в решении конфликтов. Например, в спорных ситуациях между партнерами, когда один утверждает, что отправлял заказ, а второй – что не получал его. Подобные ситуации возникают неоднократно. В таких случаях EDI выступает третейским судьей, внешним аудитором, фиксатором ситуации, который может предоставить обоим участникам полную информацию о том, что и когда произошло с документами. Это делает последующее разбирательство более легким и быстрым.

Обмен электронными документами ограничивается информацией, которую можно автоматически преобразовать и закодировать. Этот процесс не включает в себя другие транзакции, которые регулярно осуществляются по средствам электронной почты и другими подобными способами (личная переписка, приветствия...).

Преимущества использования EDI технологий:

• Конфиденциальность информации — обеспечивается за счет использования безопасных каналов передачи данных: AS1 (позволяет надежно передавать документы электронного обмена по сети Интернет через протокол SMTP) и AS2 (объединяет EDI и Интернет, позволяет обмениваться цифровыми данными через протокол https)
• Достоверность — обеспечивается использованием MDN (оповещений о местонахождении сообщений) для контрольных сумм, таким образом, полностью исключается возможность внесения изменений в документ без ведома получателя
• Гарантии доставки — система автоматически оповещает отправителя о доставке документа
• Оперативность — обработка и передача документа в течение 15 секунд
• Точность — встроенные интеллектуальные механизмы системы обеспечивают обработку содержания передаваемых документов, и, при совершении ошибки в заполнении формы, она мгновенно об этом сообщает
• Экономичность — потребность в задействованном персонале сокращается минимум на 70%, а затраты на расходные материалы – на 80%. Иными словами, внедрение EDI позволяет минимизировать расходы, связанные с составлением документов, до 7–10% от общей стоимости сделки
• IT-совместимость: если в компании имеется ERP-система, то поставщик технологии EDI должен обеспечить ее интеграцию с учетной системой, чтобы избавить клиента от двойного ввода данных. Если же говорить о компаниях, не имеющих учетной системы, то для них существует следующее решение: поставщик технологии подключает их к WEB-порталу, где компании хранят свои данные и обмениваются ими с контрагентами

Вот как происходит обмен документами в системе EDI:

1. Поставщик направляет ритейлеру свой каталог товаров с ценами (PRICAT).
2. На основании каталога покупатель формирует заказ на поставку продукции (ORDERS). ORDERS — официальный документ, содержит номер заказа, дату и время поставки, номер договора поставки, реквизиты сторон договора, наименования заказа со ссылками на каталог товаров. Документ позволяет контролировать статус заказа.
3. После этого, поставщик посылает ответ на заказ (ORDRSP), где подтверждает или отказывается от него.
4. Когда заказ сформирован и отгружен, поставщик отправляет уведомление об отгрузке товара (DESADV). DESADV — это технически товарно-транспортная накладная с информацией о факте отгрузки, самих товарах (физические характеристики, штрих-код и т.п.), транспортировке.
5. В момент приемки заказа, ритейлер высылает поставщику автоматически сформированное уведомление о приемке (RECADV) с актуальными данными по принятой продукции.
6. На основании RECADV поставщик своевременно выставляет правильный счет (INVOIC).
7. INVOIC (счет-фактура) впоследствии оплачивается. Если же ритейлер желает вернуть заказ, то он высылает поставщику уведомление о возврате (RETANN).